Dans les coulisses du bac vert : préparation des commandes

Comment votre commande est-elle préparée ?

 

Commander des produits et les recevoir quelques heures plus tard peut sembler simple. Pourtant, derrière ce service en apparence évident se cache un processus logistique hautement automatisé, reposant sur plusieurs méthodes de préparation de commandes. 

Chaque type de picking est adapté à une catégorie spécifique de produits, à une méthode de stockage particulière ou à des exigences réglementaires. 

Marjorie, team coach du siège à Frameries et depuis 22 ans chez Febelco, nous explique cette nouvelle étape du parcours du médicament. 

Le saviez-vous ? Chaque collaborateur de l’entrepôt est formé à différentes tâches. Cette polyvalence lui permet de renforcer d’autres équipes lorsque l’activité est particulièrement intense. 

 

1. Le picking automatique : le cœur de l’entrepôt

Le picking automatique représente environ 50 % de tous les articles préparés. 

Les produits sont stockés dans un système automatisé qui amène directement les articles demandés jusqu’au préparateur de commandes. 

Avantages : 

• Grande rapidité d’exécution 

• Réduction des erreurs humaines 

• Traitement efficace des produits à forte rotation 

Afin d’éviter un épuisement trop rapide du stock de l’automate, une quantité maximale par ligne de commande est généralement appliquée. Si vous commandez plus de six unités d’un même produit, le surplus sera préparé manuellement.

 

2. Le picking manuel à l’aide de scanners

Les produits qui ne sont pas stockés dans l’automate sont préparés manuellement. 

À Frameries, le collaborateur utilise un scanner qui lui indique quel produit prélever, où il se trouve et quelle quantité est nécessaire. 

Le saviez-vous ? Chaque scan intègre également un contrôle qualité. Si le code CNK/EAN ou la quantité ne correspond pas à la commande, le système signale immédiatement l’erreur afin qu’elle puisse être corrigée. 

  

 

3. La préparation en fonction de la rotation des produits

Tous les produits ne présentent pas la même fréquence de rotation. 

Afin de remplir les bacs rapidement et efficacement, l’entrepôt est divisé en différentes zones selon la vitesse de rotation des produits. 

Les produits les plus demandés sont stockés dans des emplacements facilement accessibles. 

Les produits moins fréquemment commandés sont placés dans des rayonnages spécifiques nécessitant davantage de manipulations. 

Cette organisation permet de rendre rapidement disponibles les produits les plus populaires tout en limitant les déplacements des collaborateurs. 

 

 

4. La préparation en fonction de la rotation des produits

Les médicaments et produits de santé nécessitant une conservation au froid suivent un circuit entièrement distinct afin de garantir le maintien de la chaîne du froid jusqu’à l’expédition. 

Les produits soumis à des obligations légales ou à des exigences particulières de sécurité bénéficient également d’un traitement spécifique. 

C’est notamment le cas des produits stupéfiants ou inflammables. 

Pour ces catégories, des contrôles supplémentaires sont appliqués afin de garantir la sécurité et le respect de la réglementation : 

• Préparation uniquement par du personnel autorisé ; 

• Enregistrement et traçabilité obligatoires ; 

• Emballage et expédition spécifiques. 

Enfin, les articles volumineux ou lourds suivent également un circuit distinct. 

Le matériel de soins et aides (SAD) de grande dimension, les grands conditionnements de produits d’incontinence ou encore les aliments (vétérinaires) en vrac ne peuvent pas être placés dans les bacs standard. 

Ils sont donc préparés manuellement puis acheminés directement vers la zone de chargement des chauffeurs. Leur séparation physique des commandes classiques permet également d’éviter toute détérioration d’autres produits. 

Le saviez-vous ? Chaque site prépare également les commandes intersites. Grâce à la navette de nuit, les produits sont répartis entre les différents entrepôts afin de pouvoir être livrés dès le lendemain matin aux pharmacies d’autres régions.  

 

5. Gestion des erreurs et contrôle qualité

 

L’entrepôt s’appuie sur différents systèmes de contrôle, allant des inventaires réguliers à la traçabilité complète des produits via les bacs, les étiquettes et les documents d’expédition. 

Lorsqu’une situation ne correspond pas aux conditions attendues, une anomalie est signalée et les mesures appropriées sont prises (par exemple la mise en quarantaine du produit). 

En tant que pharmacien, vous êtes automatiquement informé de ce type de situation. 

 

Prêt pour la livraison

 

Saviez-vous qu’un site prépare en moyenne 45 000 boîtes par jour ? 

Lorsque l’on observe tout le parcours du bac vert, on réalise combien d’étapes sont nécessaires avant qu’une commande n’arrive en pharmacie. 

Merci Marjorie ! 

La prochaine étape du parcours sera consacrée à l’expédition