Dans les coulisses du fameux bac vert
Le point fort de notre service ? Des livraisons rapides et fiables avec, aux commandes, Filip De Breucker, directeur des opérations chez Febelco depuis 2020. Il revient sur ses débuts et nous parle des défis actuels et des perspectives d'avenir. Entretien.
Filip: « Un aspect de notre travail opérationnel qu’on remarque rarement, c’est tout ce qui se fait le soir, la nuit et le week-end. Nos techniciens et experts en chaîne d'approvisionnement et en informatique effectuent des entretiens, des réparations et des tests en dehors des heures de bureau, afin que tout soit parfaitement fonctionnel le lendemain. Bravo ! »
Bonjour et bienvenue, Filip.
Commençons par le commencement : quelle est ta fonction au sein de l'entreprise ?
« Depuis 2020, j'occupe le poste de directeur des opérations chez Febelco. Mes équipes du siège social et des différents sièges assurent le bon fonctionnement de nos magasins au quotidien. Notre mission est claire : garantir jour après jour des livraisons correctes et ponctuelles aux pharmaciens.
Mes équipes interviennent à plusieurs niveaux.
Tout d'abord, le service Prévention veille au bien-être et à la sécurité de nos collaborateurs. C'est l'épine dorsale de notre entreprise. Ici, la prévention consiste à promouvoir l'ergonomie et à tirer des leçons des accidents du travail.
Nos composantes hardware (scanners, imprimantes, distributeurs) et software (systèmes de commande, préparation des commandes), notre parc de machines et nos camionnettes doivent être 100 % opérationnels, 7 jours sur 7. Dans le parcours des médicaments, tout est interconnecté : si nous ne pouvons pas réceptionner une boîte*, nous ne pouvons pas préparer la commande. Si la commande n'est pas prête, le chauffeur ne peut pas livrer. Si un véhicule tombe en panne, les médicaments n'arrivent pas dans les bonnes conditions. Ce sont les collaborateurs de Facilities & Maintenance et l'équipe Fleet qui assurent la bonne continuité de la chaîne tout au long de l'année.
Les processus doivent être chaque jour aussi efficaces que possible, mais également satisfaire à nos obligations légales en tant que grossiste-répartiteur. Une responsabilité qui incombe à l'équipe Supply Chain : innover, mais sans jamais compromettre l'efficacité et la qualité.
Enfin, nous travaillons avec quelque 840 fournisseurs : pour l'entretien et les réparations, pour l'achat de matériel et en tant que partenaires pour les investissements nécessaires. Le service Procurement mène avec eux des discussions constantes afin que nous puissions toujours obtenir le meilleur prix et la meilleure qualité. Pas le temps de s'ennuyer (rires). »
* Réceptionner : déballer une palette d'un fournisseur et l'entreposer dans le magasin.
Tout un programme !
Pourquoi as-tu décidé de rejoindre Febelco ?
« J'ai choisi Febelco parce qu'un grossiste-répartiteur est un acteur clé des soins de santé : chaque jour, les pharmaciens ont besoin de livraisons ponctuelles et d'un service fiable. J’ai également été séduit par la perspective de superviser les nombreuses équipes opérationnelles qui rendent tout cela possible.
Mon expérience en logistique est un atout. J’ai commencé comme officier logistique au sein de la Défense, puis j’ai travaillé pendant 20 ans à divers postes opérationnels au sein du groupe franco-belge SUEZ. Aujourd'hui, je mets cette expérience à profit pour soutenir l'efficacité et la qualité des processus de Febelco ; une valeur ajoutée immédiate pour les pharmaciens. »
Quelle a été ta première mission à l'époque ?
« J'ai intégré Febelco au début février 2020. Six semaines plus tard, la pandémie de Covid a éclaté et le pays est entré en confinement. Ça a été une période très éprouvante pour l'entreprise. Nous devions faire circuler des quantités astronomiques de produits, comme des masques et des gels hydroalcooliques, tout en respectant les règles de distanciation au sein des sièges, le télétravail n'étant pas envisageable pour ces collaborateurs. Sans compter l'absentéisme et le renforcement des contrôles du gouvernement.
La priorité était avant tout d'assurer la continuité de notre service : nous devions à tout prix continuer à approvisionner les pharmacies. Ma prise de fonctions a donc été très intense, mais la situation a d'emblée mis en lumière l'importance de notre rôle pour le canal pharmaceutique et, par extension, pour le patient. »
Depuis, quels projets ou changements ont vu le jour ?
« Si je repense à ces six dernières années, je suis surtout fier des projets qui ont contribué au renforcement structurel de Febelco. Il s'agit d'initiatives avec un impact à moyen terme qui permettent une meilleure synergie entre nos sièges.
Toutes ces étapes contribuent à la stabilité de nos activités, afin que les pharmaciens puissent compter sur nous chaque jour.
Nous avons par exemple mis en place un système pour l'entretien préventif, qui améliore la fiabilité de nos magasins et véhicules. Nous travaillons également sur la transition vers un système de gestion des stocks moderne et évolutif, ce qui augmentera la précision et l'efficacité du traitement des commandes (= le remplissage correct des bacs).
Enfin, nous avons continué à numériser nos processus d'achat et mis en place un service professionnel de prévention ; une nécessité dans une entreprise comptant 1 200 collaborateurs. »
Et quels défis l'avenir nous réserve-t-il ?
« Troquer notre système ERP et de gestion des stocks actuel contre une nouvelle plateforme évolutive est l'un de nos objectifs les plus ambitieux. Ce nouveau système est la pierre angulaire de toutes nos activités et est relié à toutes les applications qu'utilisent les pharmaciens au quotidien, comme MyFebelco et leur logiciel de pharmacie.
Cette transition numérique demande du temps et de l'attention. Parallèlement à l'innovation, nous devons continuer à assurer nos livraisons. Par conséquent, nous utilisons temporairement les deux systèmes simultanément et testons minutieusement chaque étape. Ce n'est pas facile, mais c'est la seule façon de garantir la continuité aujourd'hui et un partenariat plus fluide et plus stable avec les pharmaciens demain.
Pour terminer, la conjoncture économique est totalement différente d'il y a 10 ans. Nous tirons la majeure partie de notre chiffre d'affaires de la vente de médicaments. Les marges sur ces produits sont fixées par l’État et ne sont pas indexées, contrairement à nos coûts.
Nous mettons tout en œuvre chaque jour pour faciliter le travail des pharmaciens et développer nos services, tout en évoluant dans un cadre financier contraignant.
Febelco doit – et entend – continuer à fournir la même qualité et le même service, tout en enregistrant un résultat similaire, voire supérieur, avec moins de ressources. Ce n'est pas une mince affaire. »
Selon toi, qu’est-ce qui rend la chaîne d’approvisionnement pharmaceutique unique ou particulièrement exigeante ?
« Aujourd'hui, on parle beaucoup des boutiques en ligne qui livrent en 24 heures, voire le jour même. Dans la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique, c'est déjà une réalité depuis des années. Toute l'année, Febelco approvisionne très régulièrement les pharmacies. Pour tenir le rythme, nous visons un délai de trois heures entre la commande du pharmacien et la livraison par Febelco.
C'est un timing serré, qui laisse peu de marge en cas d'imprévus. Cela demande une organisation logistique millimétrée, avec un maximum de numérisation et d'automatisation et des contrôles de qualité et de température stricts. On n’y pense pas toujours, mais c’est cette persévérance de tous les instants qui permet tous les jours aux pharmaciens de fournir à leurs patients les médicaments nécessaires en temps et en heure. »
Quelle est la place de la qualité, de la sécurité et de la durabilité dans notre fonctionnement opérationnel ?
« Nous ne faisons aucun compromis sur la qualité. Nous respectons scrupuleusement les directives des BPD, la réglementation applicable et les contrôles de plus en plus stricts des autorités compétentes. Nous traduisons immédiatement les nouvelles législations, par exemple en matière de produits en pénurie ou de dispositifs médicaux, en processus adaptés. Une garantie de sécurité et de conformité pour nos pharmaciens.
La sécurité est également une priorité constante. Chaque accident du travail est un accident de trop. En misant résolument sur la prévention et l'ergonomie, nous préservons la stabilité dans nos magasins.
Enfin, nous investissons activement dans la durabilité. Les panneaux solaires sur les toits de nos bâtiments, les installations de climatisation et de réfrigération écoénergétiques et l'électrification continue de notre parc automobile contribuent à bâtir la logistique de demain. C'est bénéfique pour l'environnement, mais également pour garantir la continuité et la fiabilité auxquelles nous avons habitué les pharmaciens. »
Y a-t-il un aspect de ton métier qui passe très souvent inaperçu mais qui est essentiel pour nos clients (et fournisseurs) ?
« Un aspect de notre travail opérationnel – car c'est un travail d'équipe – qu’on remarque rarement, c’est tout ce qui se fait le soir, la nuit et le week-end. Nos techniciens et experts en chaîne d'approvisionnement et en informatique effectuent des entretiens, des réparations et des tests en dehors des heures de bureau. Pourquoi ? Pour que, chaque matin, nos 7 sièges soient pleinement opérationnels et nos 250 camionnettes prêtes à prendre la route, afin que nous puissions livrer les bons médicaments dans les bonnes conditions à nos pharmaciens.
Un travail invisible mais indispensable dont nous pouvons être fiers. »
Quel message souhaites-tu transmettre à nos pharmaciens (et fournisseurs) ?
« Les humains et les systèmes ne sont jamais infaillibles. Il peut toujours y avoir un pépin, surtout eu égard au volume que nous traitons chaque jour et au changement de système que nous opérons actuellement.
Nous ne nous contentons pas de réagir ponctuellement, nous apportons des améliorations structurelles ; et cela fait toute la différence. Nous adaptons continuellement nos processus, nos systèmes et nos machines. C'est la clé pour offrir un service toujours efficace et fiable aux pharmaciens et fournisseurs.
Nous n'évoluons pas simplement pour évoluer – le pharmacien doit aussi pouvoir suivre –, mais parce que nous voulons avant tout assurer la pérennité de notre entreprise. D'autant plus au vu de notre rôle essentiel dans les soins de santé. »
Merci pour ces explications, Filip.
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Qui est Filip De Breucker
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Le fonctionnement opérationnel de Febelco en chiffres
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Filip: « Alors qu'elle émerge aujourd'hui comme une nouvelle tendance, la livraison le jour même est pourtant une évidence pour les pharmaciens. Une livraison rapide est synonyme de service de qualité. Febelco approvisionne les pharmacies chaque jour, parfois même plusieurs fois par jour. Pas parce que la rapidité est une fin en soi, mais parce que l'attente n'est souvent pas une option pour les patients. C'est pourquoi les pharmaciens doivent pouvoir compter sur leur grossiste-répartiteur. »