Een blik achter de groene bak - receptie

Op bezoek bij Veerle van de receptie in Febelco Wijnegem

 

Wie is Veerle?

“Hallo, ik ben Veerle en werk dit jaar 20 jaar bij Febelco. Sinds de verhuis van Deurne naar Wijnegem (2009) sta ik aan de receptie. Ik ben gespecialiseerd in de kleine colli’s – de kleinere dozen van leveranciers – terwijl mijn 10 collega’s vooral de grote paletten behandelen.” 

 

Wat vind je leuk aan je job?

“Vooral de afwisseling. Omdat ik de kleine colli’s doe, krijg ik veel verschillende, kleinere leveringen: vier dozen van die leverancier, twee van een andere… Ik werk dagelijks met een tiental vaste leveranciers en verwerk tot 100 dozen per dag.

Ook de collegialiteit vind ik fijn. Als het druk wordt, springen we bij waar nodig: aan de band, aan de bakken, bij het wegzetten of picken. Je beweegt heel wat – ik haal makkelijk 15.000 stappen.”

 

Kan je vertellen hoe een gemiddelde dag er voor jou uitziet?

“Ik behandel alle kleine colli’s. De grote paletten komen naast mij toe. Samen doen we de pré-receptie en de receptie. Dat begint bij de aankomst van de goederen. De koerier belt aan en zet de dozen in het sas. Ik controleer de leverbon: hebben we ontvangen wat er werd besteld? Daarna sluit ik het sas, zodat producten beschermd staan tegen zon en regen.

Vervolgens begin ik te sorteren volgens producttype. Koelproducten en verdovingsmiddelen krijgen absolute voorrang: dat is nodig om zowel kwaliteit als wettelijke veiligheid te garanderen. Een onderbroken koude keten kan ervoor zorgen dat apothekers het product niet mogen verkopen, dus elke minuut telt.

De volgende stap is het inlezen, controleren en labelen. Ik scan elk doosje afzonderlijk, verifieer de FMD-status en krijg melding van de dringendheid. Urgente producten krijgen een label met een klokje, dat wijst op de urgentie. 

Daarna begin ik aan de verdeling per locatie. Op basis daarvan sorteer ik elk item in een specifiek bakje op een bepaalde kar. De plaatscode (apothekerskasten, manueel rek of geautomatiseerd systeem) krijg ik door van de computer, alsook of er veel reservaties (R) op staan. Een product met een klokje én een R, gaat meteen door naar het magazijn. Dan vragen we extra collega’s om die producten zo snel mogelijk bestelbaar te maken voor de apotheker.”

 

Gaat het altijd even vlot?

“Nee (lacht). De apothekers kunnen per stuk bestellen, dus de dozen van de leveranciers zijn soms echt een mengelmoes. Twee doosjes van een crème, drie van een andere variant… Soms is het verschil tussen twee verpakkingen zó klein dat je echt moet opletten.

Het is manueel werk, maar je moet er je hoofd bijhouden, want een fout in de receptie betekent ook een fout later in het magazijn. En: als één doos één ontbrekend product heeft, moet ik eerst in de andere dozen van die leverancier verder zoeken om de levering te vervolledigen.

 

Wat is voor jou het grootste euvel bij binnenkomst van goederen?

“Beschadigingen en vervaldata. Sommige dozen hebben duidelijk een zware rit achter de rug. Dan ben je bijna blij dat er niet méér stuk is.

Daarnaast krijgen we soms producten binnen die binnen zes maanden vervallen: die mogen we niet verkoopbaar zetten – integendeel, die weigeren we en gaan retour richting de leverancier. Ook FMD-inbreuken of meldingen gaan meteen in quarantaine, waar onze Quality-collega's dan beslissen wat ermee moet gebeuren. Zo’n situaties zijn frustrerend als het net een product is waar veel vraag naar is of waarbij de stock op 0 staat.”

 

Wat zou jouw job makkelijker maken?

“Een correcte leverbon. Te veel geleverd klinkt handig, maar dat mag geen reden zijn om een surplus te aanvaarden. Te weinig geleverd betekent vertraging voor de apotheker. Vaak wachten we één dag, want deelleveringen komen regelmatig later toe. Is dat niet het geval, dan bellen we de leverancier.

Een ander probleem: soms wijzigt een producent de CNK, maar zijn we niet tijdig op de hoogte gebracht. Dan staat die wijziging nog niet in ons systeem en kunnen we het product niet inlezen. Dat kan tot twee werkdagen duren – en dat heeft natuurlijk impact op de productbeschikbaarheid.

En als ik mag dromen: dat leveranciers alle items van één CNK samen in dezelfde doos steken Nu heb ik soms 18 stuks in één doos en moet ik nog twee stuks zoeken in een van de andere geleverde dozen van die leverancier. Op drukke dagen is dat echt vloeken.”

Nvdr: vanaf het najaar scherpt Febelco de receptieregels aan: leveranciers krijgen bij elke levering een objectief overzicht van wat goed was en wat fout of ontbrekend was. Zo krijgen zij inzicht in hun performance en kunnen wij die meenemen in onderhandelingen.

 

Hoe is jouw job geëvolueerd in tien jaar?

“De regels zijn strenger geworden, en terecht. Tegelijk maakt het ons werk wel complexer. Bij beschadigingen moeten we eerst foto’s nemen voor de leverancier en mag de chauffeur niet vertrekken voor alles gedocumenteerd is. Bij koelproducten moeten we dan weer een bewijs van de koude keten hebben. Zonder dat bewijs gaan die producten meteen in de frigo van quarantaine, tot de kwaliteitsdienst ze vrijgeeft.

Tegelijk is er veel verbeterd. Vroeger moest ik leverbonnen lijn per lijn afvinken, met de hand. Nu geeft de computer aan wat verwacht wordt en geef ik in wat effectief geleverd is. Het systeem toont meteen urgentie, reservaties en locatiecodes. Dat scheelt enorm in tijd en fouten.

Ik doe mijn job heel graag. De productbeschikbaarheid voor apothekers begint – op voorwaarde dat we het product hebben ontvangen, natuurlijk – bij een juiste en vlotte receptie. Dat is een verantwoordelijkheid waar ik fier op ben — en die ik elke dag met toewijding wil blijven opnemen.”

 

Bedankt, Veerle!