Een blik achter de bekende groene bak
De sterkte van jouw dienstverlening? Dat is de snelheid en de betrouwbaarheid van je bestellingen. Daarvoor verantwoordelijk is Filip De Breucker, sinds 2020 operationeel directeur bij Febelco. Hij blikt terug op zijn start, benoemt de uitdagingen van vandaag en laat in zijn kaarten kijken wat de toekomst betreft. Een gesprek.
“Eén aspect van het operationele karakter van onze job dat bijna niemand ziet, is al het werk dat ’s avonds, 's nachts en in het weekend gebeurt. Onze technici, supply chain- en IT-experts voeren onderhoud, reparaties en tests uit buiten de normale werkuren, zodat we de volgende dag 100% functioneel zijn. Dat verdient een pluim.”
Dag Filip, welkom in dit gesprek.
We beginnen bij het begin: wat is precies jouw rol binnen de organisatie?
“Sinds 2020 werk ik als Operationeel Directeur bij Febelco. Samen met mijn teams op de hoofdzetel en ter plaatse in de vestigingen, ondersteunen we de collega’s in een goede dagelijkse werking van onze magazijnen. Het gemeenschappelijk doel is duidelijk: apothekers elke dag correct en tijdig beleveren.
Mijn teams zijn actief op verschillende domeinen.
Eerst en vooral waakt de dienst Preventie over onze mensen. Zij zijn de ruggengraat van onze werking. In die context heeft preventie aandacht voor de ergonomische aanpak van processen en trekken we lessen uit arbeidsongevallen.
Onze hardware (scanners, printers, automaten), software (bestelsystemen, orderpicking), machinepark en bestelwagens moeten elke dag aan 100% functioneren. In de reis van het medicijn is alles met elkaar verbonden: kunnen we een doosje niet receptioneren*, dan kan het niet gepickt worden. Wordt het niet gepickt, dan kan de chauffeur het niet leveren. Staat een voertuig in panne, dan geraakt het doosje er niet in de juiste omstandigheden. Dat complex samenspel 365 dagen per jaar in topconditie houden, is de verdienste van de mensen van Facilities & Maintenance en het team achter Fleet.
Processen moeten niet alleen elke dag maximale efficiëntie nastreven, het is ook nodig dat ze in lijn blijven met onze wettelijke verplichtingen als groothandelaar-verdeler. Dat is de verantwoordelijkheid van het Supply Chain team: innoveren, maar altijd met het oog op efficiëntie en kwaliteit.
Tot slot werken we met zo’n 840 leveranciers samen: voor onderhoud en herstellingen, voor de aankoop van materiaal en als partners voor de nodige investeringen. De dienst Procurement is met hen voortdurend in overleg, zodat we altijd de beste prijs/kwaliteit in huis halen. Genoeg te doen dus (lacht).”
*receptioneren: een pallet van een leverancier uitpakken en wegzetten in het magazijn.
Dat is inderdaad een hele brok.
Waarom koos je ervoor om bij Febelco te werken?
“Ik koos voor Febelco omdat een groothandel-verdeler een belangrijke rol speelt in de gezondheidszorg: apothekers moeten dagelijks kunnen rekenen op tijdige leveringen en betrouwbare service. Daarnaast sprak het me aan om leiding te geven over de vele verschillende operationele teams die dit mogelijk maken.
Mijn achtergrond in de logistiek helpt daarbij. Ik begon als officier logistiek bij Defensie, en werkte daarna 20 jaar in verschillende operationele functies bij de Frans-Belgische multinational SUEZ. Die ervaring gebruik ik nu om de processen bij Febelco zo efficiënt en kwaliteitsvol mogelijk te maken — zodat apothekers er rechtstreeks van profiteren.”
Met welke opdracht ben je destijds gestart?
“Ik ging begin februari 2020 aan de slag bij Febelco. Zes weken later was er de corona-epidemie en ging het land op slot. Heel het bedrijf stond onder enorme druk. Plots moesten we een gigantische hoeveelheid producten verplaatsen, zoals mondmaskers en ontsmettingsgels, en tegelijkertijd de afstandsregels in de vestigingen naleven, want thuiswerk was voor die collega’s geen optie. Daarnaast hadden we te maken met personeelsuitval en extra controles door de overheid.
De eerste prioriteit was dan ook het garanderen van continuïteit in onze dienstverlening: apothekers moesten kunnen blijven rekenen op onze leveringen. Mijn start beleefde ik dus heel intens, maar het maakte meteen duidelijk hoe belangrijk onze rol is voor de apotheekwereld, en bij uitbreiding: de patiënt.”
Als je vandaag terugkijkt, welke projecten of veranderingen zijn intussen al verwezenlijkt?
“Als ik terugkijk op de voorbije zes jaar, ben ik vooral trots op projecten die Febelco structureel hebben versterkt. Het gaat om initiatieven met impact op middellange termijn én die zorgen voor een betere samenwerking tussen onze vestigingen.
Al die stappen dragen bij aan een stabiele werking, zodat apothekers elke dag op ons kunnen rekenen.
Zo hebben we een systeem ingevoerd voor preventief onderhoud, waardoor magazijnen en voertuigen betrouwbaarder functioneren. We zijn ook bezig met de overstap naar een modern en toekomstgericht warehouse management systeem, wat de nauwkeurigheid en efficiëntie in de orderverwerking (= het correct vullen van de bakken) verhoogt.
Daarnaast hebben we onze aankoopprocessen verder gedigitaliseerd en een professionele preventiedienst uitgebouwd, passend bij een organisatie met 1.200 medewerkers.”
En vooruitkijkend: welke uitdagingen staan er nog op de planning?
“De overstap van ons huidige ERP- en warehousemanagementsysteem naar een nieuw, toekomstgericht platform is een van onze grootste lopende trajecten. Dat nieuwe systeem is de hoeksteen van onze volledige werking en is gekoppeld aan alle toepassingen waarmee apothekers dagelijks werken, zoals MyFebelco en hun apotheeksoftware.
Die digitale transitie vraagt tijd en zorgvuldigheid. Terwijl we vernieuwen, moeten onze leveringen elke dag gewoon blijven lopen. Daarom draaien oude en nieuwe systemen een tijd naast elkaar en testen we elke stap uitgebreid. Niet evident, maar alleen zo garanderen we continuïteit vandaag, en een vlottere, stabielere samenwerking met de apotheker morgen.
Tot slot is ook onze economische context helemaal anders dan pakweg 10 jaar geleden. De meerderheid van onze omzet halen we uit de verkoop van medicijnen. Alleen liggen de marges op die producten vast, door de overheid, en worden ze niet geïndexeerd – in tegenstelling tot onze kosten.
Daardoor opereren we in een financieel uitdagend kader, terwijl we ons elke dag blijven inzetten om apothekers maximaal te ontzorgen en onze dienstverlening verder uit te bouwen.
Febelco moet – en wil – dezelfde kwaliteit en service blijven geven, maar met minder middelen evenveel resultaat moeten halen– of soms zelfs meer –, dat is geen eenvoudige opdracht.”
Wat maakt de farmaceutische supply chain volgens jou uniek of uitdagend?
“Vandaag wordt veel gesproken over online winkels die binnen de 24 uur leveren, of zelfs over same-day delivery. In de farmaceutische supply chain is dat al jaren dagelijkse realiteit. Bij Febelco beleveren we de apotheken het hele jaar door aan een hoge frequentie. Om dat tempo aan te houden, streven we naar een doorlooptijd van drie uur tussen de bestelling van de apotheker en de levering door Febelco.
Dat is een strakke timing, met weinig ruimte voor onvoorziene omstandigheden. Het vraagt om een uiterst betrouwbare logistieke organisatie, met een sterke digitalisering, automatisatie en strikte kwaliteits- en temperatuurcontroles. We staan daar soms te weinig bij stil, maar net die continue inspanning maakt het mogelijk dat apothekers hun patiënten elke dag correct en tijdig kunnen helpen.”
Hoe kijk je naar thema’s zoals kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid in ons operationele verhaal?
“Op vlak van kwaliteit dulden we geen enkel compromis. We werken strikt volgens de GDP-richtlijnen en de betrokken regelgeving, en volgen de steeds strengere controles van de bevoegde overheden nauwgezet op. Nieuwe wetgevingen, bijvoorbeeld rond onbeschikbaarheden of medische hulpmiddelen, vertalen we meteen naar aangepaste processen. Zo kunnen apothekers erop vertrouwen dat producten veilig en conform geleverd worden.
Ook veiligheid blijft een permanente prioriteit. Elk arbeidsongeval is er één te veel. Door sterk in te zetten op preventie en ergonomie zorgen we voor een stabiele werking in onze magazijnen.
Tot slot investeren we volop in duurzaamheid. Met zonnepanelen op onze gebouwen, energiezuinige airco- en koelinstallaties en een steeds verder geëlektrificeerd wagenpark werken we aan een toekomstgerichte logistiek. Dat is enerzijds goed voor het milieu, maar anderzijds borgt het ook de continuïteit en betrouwbaarheid waarop apothekers rekenen.”
Kun je een aspect van je job benoemen dat bijna niemand ziet, maar dat wel essentieel is voor onze klanten (en leveranciers)?
“Eén aspect van het operationele karakter van onze job – want ik werk binnen Febelco met heel veel mensen samen – dat bijna niemand ziet, is al het werk dat ’s avonds, ’s nachts en in het weekend gebeurt. Onze technici, supply chain- en IT-experts voeren onderhoud, reparaties en tests uit buiten de normale werkuren. Dat doen we zodat elke ochtend 7 vestigingen helemaal operationeel zijn en 250 bestelwagens kunnen uitrijden, om dan de juiste medicijnen in de juiste omstandigheden uit te leveren aan onze apothekers.
Dat onzichtbaar maar onmisbaar werk verdient volgens mij een dikke pluim.”
Wat wil je graag meegeven aan onze apothekers (en leveranciers)?
“Mensen en systemen zijn nooit feilloos. Er kan dus altijd eens iets misgaan, zeker gezien het volume dat we dagelijks verzetten en de grote transitie tussen systemen waar we middenin zitten.
Het belangrijkste is dat we niet alleen ad hoc reageren, maar structureel blijven verbeteren. We passen onze processen, systemen en machines continu aan. Alleen zo blijven we efficiënt en betrouwbaar voor apothekers en leveranciers.
|
Wie is Filip De Breucker?
|
|
“Same day delivery wordt vandaag naar voren geschoven als een nieuwe trend, maar voor apothekers is dat een evidentie. Een snelle levering betekent een goede dienstverlening. Febelco belevert de apotheker dagelijks, soms zelfs meerdere keren per dag. Niet omdat snelheid het doel is, maar omdat wachten voor een patiënt vaak geen optie is – en voor die betrouwbaarheid moeten apothekers kunnen rekenen op hun groothandelaar-verdeler.”
Veranderen doen we niet omdat we dat per sé willen – want ook de apotheker moet kunnen volgen –, maar omdat een gezond van ons bedrijf de allerbelangrijkste drijfveer is. Zeker gezien de cruciale rol die we spelen in de gezondheidszorg.”
Bedankt voor de duiding, Filip.